Workspace Management System (WMS)

De opdracht is erop gericht om ervaring op te doen met, en informatie te verzamelen over, de toepassing en het gebruik van een WMS. Op basis daarvan kan vervolgens besluitvorming plaatsvinden over een rijksbrede uitrol van het WMS. De opdracht is in voornoemde opdrachtbrief als volgt onderverdeeld: 1. Inkopen en piloten van één of meerdere modules van een Workspace Management Systeem. De modules bieden medewerkers van het Rijk een betrouwbare oplossing om eenvoudig en snel vanaf afstand en op locatie een passende en/of beschikbare werk- en communicatiewerkplek(ken) te vinden in een Rijkskantoor binnen de beschikbare (gestelde) capaciteit aan werkplekken en deze ook te reserveren. Indien gewenst kan ook de gereserveerde werkplek van een collega gevonden worden. De modules moeten beschikken over een gebouwnavigatie functionaliteit en een uitstekende (gebruikersvriendelijke) app-gebruikersinterface. 2. Onderzoek doen naar de mogelijkheden van de toepassing van andere modules van een WMS en de wijze waarop dit kan. Daarbij gaat het om de volgende functionaliteiten: • Facilitaire en logistieke functionaliteiten, zoals nu voorzien in de diverse FMIS’en (zoals bezoekers aanmelden, vergaderzaal reserveren of een bijzondere locatie, eten & drinken, (storings)meldingen, parkeren, fietsen reserveren, toegang verkrijgen, etc). • Duurzaamheid en energiebesparing, waarbij de verbinding wordt gelegd met het RVB op bijvoorbeeld het gebied van klimaat en verlichting. • Koppeling met (bestaande) Gebouwbeheersystemen. 3. Afhankelijk van de mogelijkheden die zich tijdens de pilot voordoen: toepassen in de praktijk van extra modules van het WMS. 4. Onderzoek naar het toepassen en gebruik van het aan te schaffen systeem bij locaties van specialty’s, die niet vallen binnen het rijkshuisvestingstelsel kantoren, zoals bijvoorbeeld NVWA, OM, RvR, etc. of locaties in eigen beheer van organisaties als bijvoorbeeld RWS. De pilot wordt afgerond met een Business Case, inclusief eindevaluatie en advies voor rijksbrede uitrol.

Na de pandemie, de lockdowns en de opkomst van het Hybride Werken is het gebruik van kantoren veranderd. Dat levert uitdagingen op en ook kansen. Het Rijk, de grootste werkgever van Nederland heeft in haar visie op de toekomst van werken vastgesteld dat hybride werken de standaard wordt. Hybride werken is door het Rijk gedefinieerd als een manier van werken waarbij je als medewerker de ruimte hebt om bewuste keuzes te maken in hoe, wanneer, met wie en waar je samenwerkt. Op een Rijkskantoor, thuis of elders. De ambitie is dat hybride werken in 2027 vanzelfsprekend is voor Rijksmedewerkers en goed wordt ondersteund door de werkomgeving (sociaal, fysiek en digitaal). Voor wat betreft het fysieke deel, de Rijkskantoren, worden verspreid over het land Rijkshubs en Rijksontmoetingspleinen ontwikkeld waar medewerkers een werkplek of ruimte kunnen reserveren om samen te werken. De verwachting is dat dit de integraliteit tussen medewerkers van verschillende departementen en uitvoeringsorganisaties vergroot, wat een positieve invloed heeft op de wendbaarheid die nodig is om samen de maatschappelijke opgaven aan te pakken waar het Rijk voor staat. De ambitie wordt nader geduid op de website Wat werkt voor ons? - Hybride werken bij het Rijk (watwerktvooronsrijk.nl). Met name het deel over de Fysieke Werkomgeving is van belang voor dit project. In 2022 is in opdracht van het rijksbrede programma Hybride Werken een challenge uitgevoerd op vier rijkskantoorlocaties met de vier verschillende Concerndienstverleners (CDV’s) binnen de Rijksoverheid. Het doel: al doende ontdekken wat je tegenkomt bij de implementatie van een rijksbrede mogelijkheid om een werkplek te reserveren en om de real-time bezetting op plekniveau inzichtelijk te maken voor medewerkers, inclusief analysedashboard. Er is in samenwerking met dienstverleners, locaties en klankbordgroepen veel geleerd, onder andere op het vlak van begrijpelijke plattegronden, interne verhuizingen, techniek, organisatie, communicatie, privacy en dashboards. Leren door te doen, te delen, te duiden en te verbeteren. De resultaten uit de challenge geven aan dat er een brede behoefte is aan een systeem dat het mogelijk maakt voor medewerkers om tevoren de gewenste soort werkplek te reserveren. En voor dienstverleners om zicht te krijgen op de intentie van medewerkers om naar kantoor te gaan (deels af te lezen aan het reserveergedrag) en het daadwerkelijk gebruik van soorten plekken, verdiepingen, panden, om hun dienstverlening verder te verbeteren.