Afgerond

ICT werkplekdienstverlening OCW

→ Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap· Robbert Dijkgraaf

/ Budget & kosten

Origineel budget

€17,83 mln

Actueel budget

€37,16 mln

Gerealiseerd

€34,19 mln

Δ t.o.v. origineel

+92%

Start

26 februari 2018

Verwachte einddatum

1 september 2021

Laatste peildatum

31 december 2021

/ Aanleiding

Na afstemming met de CIO-Rijk en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is besloten de ICT-werkplekdienstverlening voor OCW onder te brengen bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO; insourcing). De migratie is ter hand genomen door het Programma ICT Werkplekdienstverlening OCW. De roadmap voor dit programma voorziet in de aanpak langs plateaus: Plateau 1: Gemigreerde Werkplek. Betreft de migratie van de ICT Werkplekvoorziening OCW van ATOS naar DUO. Onderdeel van plateau 1 betreft het rationaliseren van het applicatielandschap van OCW middels het deelprogramma Wendbaar en Beheersbaar Applicatielandschap (WBA; i.c. het verminderen van de complexiteit, het minimaliseren van de afhankelijkheid tusen applicaties en de ICT Werkplek en daarmee het vereenvoudigen van het beheer). Plateau 1 is eind maart 2020 afgerond. Plateau 2: Compliant Werkplek. Dit plateau is in 2020 formeel van start gegaan en betreft het borgen van de functionele en de technische continuïteit door vernieuwing van de ICT Werkplek. Het accent ligt daarbij op de migratie naar nieuwe versies van Windows en Office en de ontkoppeling van applicaties van het operating system en de Office omgeving. De afronding van Plateau 2 is eind 2021 succesvol afgerond. De OCW werkplek voldoet hierdoor aan de laatste technologische standaarden. Het CIO-office van het Bestuursdepartement heeft een CIO-oordeel uitgebracht met een advies over het vervolg.

Toelichting

Standaard werkplek

/ Herijkingen

Tijdlijn van budget-wijzigingen en voortgangsrapportages — direct uit het dashboard.

1 september 2021
Rapportage
€37,2 mln
31 december 2020
Rapportage
€37,2 mln
De informatie bij "Geschatte meerjarige projectkosten" is voor plateau 2 gelijk gesteld aan de som van de realisatie over 2020 + begroot 2021. Dit betreft de optelsom van de informatie van Plateau 1 (afgerond in april 2020) en Plateau 2 (gestart oktober 2020). In de rapportages voor het Rijks ICT-dashboard zijn tot nog toe alleen cijfers gerapporteerd over het programmaonderdeel plateau 1. Het projectplan met begroting voor plateau 2 is door de stuurgroep vastgesteld op 5 oktober 2020: conform de kaders van het Handboek Portfoliomanagement Rijk moet met die datum worden gerekend als formele startdatum voor plateau 2. De cijfers voor plateau 2 die betrekking hebben op de realisatie 2020 en begroot 2021 zijn meegenomen in deze rapportage voor het Rijks ICT-dashboard. De kosten in de voorgaande jaren 2018 en 2019 voor het treffen van voorbereidingen voor plateau 2 (opstellen van een roadmap, inhuur projectmanagement & architecten en treffen voorbereidingen door DUO voor de technische migratie van Windows 7 naar Windows 10), in totaal € 631 K, zijn niet meegenomen in de cijfers van het Rijks ICT-dashboard. Samenvattend: “Initieel geschatte meerjarige projectkosten” betreft alleen de begrote kosten voor plateau 1 bij de start van het programma in 2018 en “Actueel geschatte meerjarige projectkosten” en “Gerealiseerd meerjarige projectkosten t/m december 2020” betreffen cijfers inclusief plateau 2 over 2020 + 2021. Plateau 2 verloopt binnen de planning & begroting en kent een voorspoedig verloop.
1 april 2020
Rapportage
€31,7 mln
De informatie over "Geschatte meerjarige projectkosten" is gelijk gesteld aan de informatie over "Gerealiseerde meerjarige projectkosten" omdat plateau 1 eind maart 2020 met een definitief resultaat is afgesloten. De informatie over "Gerealiseerde meerjarige projectkosten" omvat de realisatie over de boekjaren 2017, 2018, 2019 en 2020 tot en maart 2020. Al met al komen de kosten fors hoger uit dan de initieel geschatte kosten. De belangrijkste oorzaken hiervoor zijn: 1) de vertraging op het programma (langer doorlopende projectkosten voor interne en externe personeelsinzet), 2) de toegenomen beheerkosten doordat tijdens de overgang van de oude naar de nieuwe werkplek voor een langere periode sprake is van exploitatiekosten van zowel de Atos- als de VDI-Werkplek en 3) het moeten treffen van extra voorzieningen om de continuïteit van de oude werkplek langer te kunnen garanderen bij Atos. Bij ad 2: de opmerking dat de toename volgt op het besluit om decentrale kosten, die anders ook buiten het programma gemaakt zouden worden, binnen het programma te managen (exploitatiekosten).
31 december 2019
Rapportage
€32,3 mln
Reden: Wens van de Tweede Kamer/Eerste Kamer
De cijfers omvatten de realisaties en de prognose voor plateau 1. Daadwerkelijk gerealiseerd omvat de realisatie over de boekjaren 2017, 2018 en 2019. De kolom Actueel geschat omvat de realisatie t/m 2019 plus de prognose over 2020 tot en met de afronding van plateau 1 uiterlijk eind april 2020. Ten opzichte van het dashboard van oktober 2019 nemen de actueel geschatte kosten toe met € 2,4 MLN. De toename komt vooral door de uitloop van het programma tot en met april 2020 en daarmee de periode van dubbele exploitatielasten (af te bouwen exploitatiekosten Atos-werkplek en exploitatiekosten VDI-Werkplek DUO welke tot en met afronding plateau 1 fase worden gedekt binnen het programmabudget; zie ook de toelichting ad 2 hieronder). De overschrijding op het initieel geschatte budget komt vooral door 1) de vertraging op het programma (langer doorlopende interne en externe personeelsinzet), 2) de toegenomen beheerkosten doordat tijdens de overgang van de oude naar de nieuwe werkplek voor een langere periode sprake is van exploitatiekosten van zowel de Atos- als de VDI-Werkplek en 3) door het moeten treffen van extra voorzieningen om de continuïteit van de oude werkplek langer te kunnen garanderen. Bij ad 2 de opmerking dat de toename volgt op het besluit om decentrale kosten, die anders ook buiten het programma gemaakt zouden worden, binnen het programma te managen (exploitatiekosten).
3 oktober 2019
Herijking
€29,9 mln
Reden: Tegenvallers binnen project
De cijfers omvatten de realisaties en de prognose voor plateau 1. Daadwerkelijk gerealiseerd omvat de realisatie over de boekjaren 2017, 2018 en 2019 tot en met de maand augustus. De kolom Actueel geschat omvat de realisatie t/m augustus 2019, de prognose over de resterende maanden van 2019 en de begrote kosten 2020 tot en met de afronding van plateau 1 uiterlijk eind maart 2020. Ten opzichte van het dashboard van eind maart 2019 nemen de kosten toe met ca € 4 MLN. De toename komt vooral door 1) de vertraging op het programma (langer doorlopende interne en externe personeelsinzet), 2) de toegenomen beheerkosten doordat tijdens de overgang van de oude naar de nieuwe werkplek voor een langere periode sprake is van exploitatiekosten van zowel de Atos- als de VDI-Werkplek en 3) door het moeten treffen van extra voorzieningen om de continuïteit van de oude werkplek langer te kunnen garanderen. Bij ad 2 de opmerking dat de toename volgt op het besluit om decentrale kosten, die anders ook buiten het programma gemaakt zouden worden, binnen het programma te managen (exploitatiekosten). Hiermee zijn de betreffende budgetten gecentraliseerd, zodat per saldo de overschrijding op het budget tov het vorige dashboard ca 3 MLN bedraagt.
14 maart 2019
Herijking
€25,9 mln
Reden: Tegenvallers binnen project
De cijfers omvatten de realisaties en de prognose voor plateau 1. Daadwerkelijk gerealiseerd omvat de realisatie over de boekjaren 2017 en 2018. In de kolom Actueel geschat is de realisatie t/m 2018 en de begroting 2019 verwerkt. Ten opzichte van de planning eind 2018 neemt de overschrijding op het budget toe met ruim € 3 MLN. De toename van het tekort komt door vooral de vertraging op het programma (langer doorlopende interne en externe personeelsinzet), de toegenomen beheerkosten doordat tijdens de overgang van de oude naar de nieuwe werkplek voor een langere periode sprake is van dubbele exploitatiekosten en door het moeten treffen van extra voorzieningen om de continuïteit van de oude werkplek langer te kunnen garanderen.
31 december 2018
Rapportage
€21,3 mln
Reden: Wens van de Tweede Kamer/Eerste Kamer
De cijfers omvatten de realisaties en prognose voor plateau 1. Daadwerkelijk gerealiseerd omvat de realisatie over de boekjaren 2017 en 2018. In de kolom Actueel geschat is de realisatie t/m 2018 en de begroting 2019 verwerkt. Ten opzichte van het budget is sprake van een overschrijding van € 1,2 MLN Herijking volgt na afronding van elke projectfase. Voortschrijdende inzichten mbt de voortgang producten en realisatie - prognose kosten worden verwerkt in de Businesscase.
25 juli 2018
Rapportage
€17,8 mln
De boven getoonde cijfers zijn alleen voor de kolom daadwerkelijk gerealiseerd bijgesteld (gerealiseerd 2017 + 2018 t/m juni 2018). Voor de kolom ‘Actueel geschat’ loopt op het moment van opstellen van de rapportage een herijking. De uitkomst daarvan wordt eind augustus 2018 verwerkt in het cijferbeeld van de Business Case. Op de posten inbesteed en uitbesteed werk volgt verreweg het grootste deel van de realisatie bij de start van de uitrolfase en die start met ingang van 1 januari 2019.
26 februari 2018
Rapportage
€17,8 mln
Voor de kostenramingen in de kolommen "Initieel geschat" en "Actueel geschat" is uitgegaan van de deelbegrotingen die als basis hebben gediend voor het opstellen van de business case. De business case is op 26 februari 2018 door de opdrachtgever vastgesteld. De kolom daadwerkelijk gerealiseerd betreft de realisatie boekjaar 2017.
25 februari 2018
Initieel
€17,8 mln

/ Tweede Kamerstukken

/ AcICT-advies

→ over het Adviescollege ICT-toetsing

Dit project is getoetst door het Adviescollege ICT-toetsing — een onafhankelijk adviescollege dat grote Rijks-IT-projecten op haalbaarheid, risico's en kwaliteit beoordeelt. Originele adviezen (PDF + Kamerbrief) staan op adviescollege-ict.nl/adviezen.

25 juni 2018
AcICT
Adviescollege ICT-toetsing
Volgens het BIT leidt voortzetten van het project op de huidige wijze tot vertraging in de uitrol van de nieuwe werkplekken, een flinke overschrijding van het programmabudget en extra exploitatiekosten. Het BIT ziet hiervoor vier oorzaken. DUO en OCW hanteren elk hun eigen interpretatie van het uitgangspunt van één-op-één overgang (‘as is’) voor de komst van OCW naar de DUO werkplek. OCW en DUO gebruiken verschillende projectmethoden en ook dit belemmert de samenwerking. De programmasturing is niet effectief om deze verschillen te signaleren en op te lossen. En ten slotte is er onduidelijkh…
lees advies (PDF) ↗detailpagina AcICT ↗Kamerbrief ↗

/ Overige toetsen

CIO-oordelen, Gateway reviews, externe audits en andere reviews op dit project.

24 februari 2022
CIO-oordeel · CIO-office OCW
De CIO heeft tot taak de ambtelijke en politieke leiding gevraagd en ongevraagd te adviseren over de doelstelling, uitvoering, kosten en risico’s van (beleids)projecten met een ICT-component >5 mln. Euro..

/ Leveranciers

→ alle leveranciers

Partijen die aan dit project hebben meegewerkt volgens het Rijks ICT-dashboard.

Atos

/ Aanvullend

Geschatte levensduur: 3+ jaar

/ Bronnen

Rijks ICT-dashboard ↗rijksictdashboard.nl ↗